ความสุขอย่างหนึ่งของผมคือการได้ทำตามสิ่งที่ตั้งใจว่าจะทำในแต่ละวันได้ครบหรือเกือบครบ โดยผมเป็นคนประเภทชอบทำหลาย ๆ อย่างในหนึ่งวัน ผมไม่สามารถนั่งครึ่งวันทำอย่างเดียวได้ แต่จะซอยย่อยออกเป็นชั่วโมงครึ่ง หนึ่งชั่วโมง ครึ่งชั่วโมง หรือแม้แต่สิบห้านาที แต่อยากจะทำสิ่งเหล่านั้นทุกวัน ดังนั้น การทำตามเป้าหมายที่ตั้งใจไว้จึงเป็นสิ่งที่สำคัญมาก ๆ สำหรับผม ที่ผ่านมา ผมทดลองใช้ตัวช่วยในการวางแผนมาหลายชนิด จนได้รูปแบบที่ผสมผสานระหว่างอะนาล็อกและดิจิทัลซึ่งคิดว่าเหมาะสมกับตัวเองในเวลานี้ที่สุดแล้ว จึงอยากจะบันทึกเก็บไว้

ในภาพรวม ผมแบ่งการทำงานของผมออกเป็นสองส่วนคืองานประจำส่วนหนึ่ง งานเสริมและงานอดิเรกอีกส่วนหนึ่ง ผมให้เวลากับงานประจำเต็มที่ในช่วงวันธรรมดา และหากยังมีอะไรต้องทำต่อ ก็จะให้เวลาที่จำกัดในช่วงวันหยุด (แปลว่า ตั้งใจมีสมาธิทำให้เสร็จภายในชั่วโมงสองชั่วโมง) ยกเว้นว่ามีงานด่วนติดพัน อันนั้นก็เป็นอีกเรื่องหนึ่ง ส่วนงานเสริมและงานอดิเรก ได้แก่ งานแปล งานเขียน โชคดีว่าเป็นสิ่งที่ผมชอบทำอยู่แล้วและถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของการใช้ชีวิต ผมก็มักจะทำในช่วงวันหยุด

เริ่มจากตัวช่วยในรูปแบบดิจิทัลกันก่อน ตัวช่วยแรกคือ “Google Calendar” สำหรับลงกำหนดนัดหมาย ซึ่งมีข้อดีหลายประการ ได้แก่ ใส่เวลา สถานที่ ผู้คนที่ต้องพบปะ ประชุมด้วย ได้อย่างละเอียด แจ้งเตือนล่วงหน้าทางโทรศัพท์มือถือและ Apple Watch ได้ด้วย อีกทั้ง ยังดึงเอานัดหมายที่อยู่ในอีเมล รวมถึงการจองการเดินทางต่าง ๆ เข้ามาใน Calendar ได้อีก ตอบโจทย์มากครับ ซึ่งการลงตารางกำหนดนัดหมายประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องงาน การพบปะส่วนตัว เจอเพื่อน ก็จะรวมมาในนี้หมดครับ

ถัดมาคือการใส่ชิ้นงานที่ต้องทำ หรือ To-do list นั่นเอง ซึ่งผมจุกจิกในเรื่องนี้พอสมควร ในรูปแบบดิจิทัล ผมเคยลองใช้ Reminder และ Tasks ทั้งที่มากับ Google Calendar และแอพของ iPhone พบว่าไม่เวิร์ค เพราะ (1) ระบบการตั้งให้แจ้งเตือนไม่มี หรือมีแต่ค่อนข้างซับซ้อน (2) ตั้งให้ task นั้นทำเป็นประจำไม่ได้ (recurring tasks) ต้องเข้าไปตั้งเอง (3) เวลาทำเสร็จแล้ว กว่าจะเข้าไปกดว่าทำแล้วนะ มีหลายขั้นตอน และ (4) ในขณะที่ Calendar ซิงค์เข้าโทรศัพท์มือถือและ Apple Watch ได้ดี แต่ tasks กลับไม่ซิงค์ (ณ ตอนที่ผมลองใช้เมื่อหลายเดือนก่อน) ที่ผ่านมา ผมจึงใช้ “Wunderlist” ครับ แบ่งหมวดหมู่ได้ ผมก็จะมีหมวดหมู่ที่เป็นการซื้อของสดของใช้เข้าบ้านประจำสัปดาห์ มีแม้กระทั่งของที่อยากได้ หรือ wish list แต่เมื่อไม่นานมานี้ Wunderlist กำลังจะปิดตัวลงครับ ประจวบกับผมเองก็คิดอยู่ว่าอยากได้แอพที่มันโปรกว่านี้นิดหน่อย ซับซ้อนกว่านี้นิดนึง ผมก็เลยทดลองมาหลายแอพ จนสุดท้ายลงเอยที่ “Todoist“ แต่ผมขอพื้นที่พูดถึงแอพ “Journey” โดย Moleskine เป็น Honourable Mention สักเล็กน้อยนะครับ

• Journey ของ Moleskine แอพนี้เป็นแอพที่เรียบหรูดูดีมาก ๆ ใช้งานได้หลากหลาย แต่พอใช้ free trial จนจบก็รู้สึกว่า แอพนี้ทำมาเพื่อให้เราจดบันทึก journal ออนไลน์มากกว่า ผมชอบมากนะครับ ลูกเล่นเยอะดี จะใส่รูป วิดีโอ เปลี่ยนสีกระดาษ customise อะไรได้เยอะเลย แต่สำหรับการเปิดมาดูเป้าหมาย สิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันเร็ว ๆ กดติ๊กถูกว่าสิ่งนี้ทำแล้ว สิ่งนี้ยกยอดไปพรุ่งนี้ แอพนี้ยังอุ้ยอ้ายเกินไปนิดหนึ่ง อีกอย่างคือตอนนี้โทรศัพท์มือถือผมค่อนข้างเก่า และความจำค่อนข้างแน่นแล้ว แอพนี้กินเนื้อที่เยอะ ขอรอเปลี่ยนโทรศัพท์แล้วอาจจะใช้ Journey เพื่อจดบันทึกออนไลน์ไปพร้อมกันด้วย

สำหรับแอพ “Todoist” มีสิ่งที่ชอบหลายอย่างด้วยกัน (1) ความง่ายของการเพิ่ม task ตั้ง priority ใส่ label และ due date ตั้งการแจ้งเตือนได้ จบในไม่กี่คลิก (2) การเชื่อมโยงของแอพในแลปทอปกับโทรศัพท์มือถือค่อนข้างไร้รอยต่อ (3) สามารถตั้ง sub-tasks ได้ เช่น จะไปซื้อของ ก็สามารถตั้งได้ว่าจะซื้อกะหล่ำปลี หัวหอม กระเทียม ภายใต้ task เรื่องการซื้อของ (4) ตั้งหมวดหมู่เป็น Project ได้ เช่น ผมมีแผนออกกำลังกาย ผมก็จะตั้งเป็นโปรเจคต์ไว้ แล้วก็ใส่ task การออกกำลังกายแต่ละวันไว้ใต้โปรเจคต์นั้น (5) ตั้งให้เป็น task ที่ต้องทำประจำได้ ฟีเจอร์นี้เป็นสิ่งที่ชอบมาก เพราะแค่พิมพ์ว่า every weekday, every Saturday, every Sunday, หรือ everyday ระบบก็จะตั้งให้เป็น recurring task และจะโผล่ให้เห็นตามวันที่กำหนด เลือกวันเริ่มต้นและสิ้นสุดได้ครับ (6) ถ้าสมมติว่ายังไม่ได้ทำ task นั้นเสียที ระบบจะขึ้นมาถามว่าต้องการ reschedule ไหม ซึ่งแอพก็จะมีวันที่เหมาะสมมาเสนอให้อีก โดยดูจากพฤติกรรมของเรา ด้วยเหตุเหล่านี้ ผมก็เลยกด subscribe จ่ายเงินรายปีเป็นสาวกของแอพนี้ไปเป็นที่เรียบร้อยครับ

นอกจากตัวช่วยในระบบดิจิทัลแล้ว ผมยังมีตัวช่วยแบบอะนาล็อก คือสมุด planner เล่มกะทัดรัด เพราะผมจะจำได้ดีกว่าเมื่อได้ใช้ปากกาเขียนลงบนกระดาษ ผมก็ไปทดลองใช้ planner มาหลากหลายรูปแบบเช่นกัน ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา จนมาลงเอยที่สมุด planner รายสัปดาห์ของมูจิ หน้าด้านซ้ายเป็นวันในหนึ่งสัปดาห์ แต่ละวันมีพื้นที่พอให้เขียน และหน้าด้านขวาเป็น grid ว่าง ๆ ให้จดบันทึก ในระยะหลัง ผมจดบันทึกประชุมในคอมพิวเตอร์ แต่หากมีข้อสั่งการ มีประเด็นติดตาม ผมก็จะจดใส่กระดาษ โดยใช้หน้าด้านขวานี้เอง คุณสมบัติอีกอย่างของ planner มูจิคือใช้ปากกาหมึกซึมหัวแร้งแล้วหมึกไม่ซึมไปอีกด้านหนึ่งของกระดาษจนเละเทะ ถือว่าตอบโจทย์ครบถ้วนทุกประการเลยครับ ทั้งนี้ สำหรับ planner ผมจะใช้สำหรับงานประจำเป็นหลัก

ก่อนนอน การเข้าไปในแอพ Todoist กดติ๊กหน้าสิ่งที่ต้องทำในวันนี้ให้หายไป เปิดสมุด planner แล้วก็ใช้ปากกาติ๊กถูกหน้าสิ่งที่ทำแล้ว มันเป็นความสุขเล็ก ๆ อย่างหนึ่งเลยนะครับ

ลองมาแชร์กันว่าคุณใช้แอพหรือตัวช่วยเพื่อวางแผนชีวิตและการทำงานอย่างไรบ้าง เผื่อในอนาคต ผมอาจจะลองใช้บ้างครับ